Programa para ordem de serviço: como escolher?

Em Mecânica e manutenção de veículos por André M. Coelho

Chegou a hora de você escolher um sistema de gerenciamento de pedidos e ordens de serviço. Por onde você começa? Como você deve avaliar diferentes fornecedores? Respire fundo, porque estamos prestes a ajudá-lo com isso.

Agora, isso pode indicar um pouco o óbvio, mas escolher o software de gerenciamento de pedidos certo é um grande compromisso. Como você passa muito tempo juntos, o ajuste precisa estar correto.

E um tamanho certamente não serve para todos. Não existe o melhor programa para ordem de serviço que sirva para todos os negócios.

Então, por onde você começa?

Planeje antes de procurar um programa para ordem de serviço

Antes de você pegar o telefone e começar uma maratona frenética de reserva de demonstração, vamos nos organizar e esclarecer o que você realmente precisa. E para isso, você precisa sentar e escrever fisicamente seu processo de gerenciamento de pedidos existente:

Se você está analisando o gerenciamento de pedidos, como é isso no papel? Quais são seus requisitos de negócios para isso? Faça a si mesmo essas perguntas e mapeie-as fisicamente.

O processamento de uma ordem de serviço é uma tarefa simples ou complexa, com várias pessoas, departamentos e terceiros diferentes envolvidos? Pensar na aparência de seus processos e documentar como os pedidos fluem pelos seus negócios é uma ótima maneira de descobrir o que você precisa que um sistema de Gerenciamento de Pedidos faça. Isso tornará mais fácil explicar aos fornecedores a maneira como você opera e o que precisa ser capaz de fazer em seu novo sistema.

Faz sentido. Sem fazer isso, você não terá uma visão completa e, portanto, os possíveis fornecedores de software também.

Então, principais coisas para pensar:

Qual é o seu processo de gerenciamento de ordens de serviço no momento, passo a passo?
Quais áreas precisam melhorar?
Como é o seu processo ideal de gerenciamento de pedidos?

Também é crucial pensar sobre onde você está indo a longo prazo. Você não deseja selecionar um sistema com base no que faz agora. Você deseja definir como deve ser no futuro e integrar esses requisitos ao seu processo de seleção. No final do dia, não faz sentido escolher um software que seja quase inútil para você daqui a 12 meses.

Coisas para pensar podem incluir:

Quais são seus planos de crescimento a longo prazo?
Como esses planos podem mudar seus processos atuais?
Alguma parte dos processos existentes que você planeja revisar mais tarde?

Sim, isso é um pouco vago (desculpe!). Mas todo negócio é diferente. Apenas encorajá-lo a pensar nesse tipo de linha é o que estamos buscando aqui.

NOTA: perceba que um programa de ordem de serviço gratuito pode não atender todas suas necessidades.

Um programa de ordem de serviço contribui para a melhor organização da oficina e melhores resultados no atendimento aos clientes. (Foto: car repairs)

Software para ordem de serviço: o que você precisa?

Elaboramos uma lista de verificação fantástica para ajudá-lo a restringir os provedores de programas de ordens de serviço, gratuitos ou não.

1. Anote os objetivos do sistema de gerenciamento de pedidos e classifique-os por prioridade

Pense em quais recursos e integrações você precisa e talvez peça a outros membros da equipe que pensem nisso. Ao forçar-se a classificar os requisitos do sistema em ordem de importância, você deixará de ser ganancioso eliminando seus “essenciais” das funções da “lista de desejos”. Lembre-se de considerar seu plano mestre de longo prazo sobre o qual falamos na seção anterior.

2. Anote dados importantes

Anote o seu:

Volume de serviços
Número de SKUs/Unidade de Manutenção de Estoque
Sua linha do tempo ideal para implementar um novo software
Quanto tempo você deseja dedicar ao treinamento
Despesas
Todos os detalhes sobre o software que você está usando no momento
Em quais canais você está vendendo ou planeja vender

Novamente, isso cria uma visão holística que ajuda você a ficar super claro sobre seus requisitos. E quando chegar a hora de conversar com os fornecedores sobre suas necessidades, as conversas serão mais produtivas quando você tiver esses detalhes em mãos sobre suas ordens de serviços.

3. Pesquise fornecedores de programas para ordens de serviço

Sim, fizemos muito trabalho de campo, mas agora é hora de começar a verificar os fornecedores, com base nos critérios que você anotou.

O objetivo é fazer uma lista de 4 a 6 fornecedores para entrar em contato, agendar demonstrações ou testes etc.

Enquanto estiver pesquisando, se você encontrar um provedor que pode ser O ÚNICO e, em seguida, achar que eles não têm o recurso ou a integração que você quer, não se desespere. Ainda vale a pena entrar em contato porque você nunca sabe, eles já podem estar trabalhando nesse recurso ou pode haver outra maneira de fornecer o que você está procurando. Se você não perguntar, você não recebe.

4. Classifique os fornecedores

Ok, agora você já teve algumas demos, etc., e aprendeu mais sobre as empresas em sua lista. Como eles se comparam aos seus critérios? Alguma surpresa agradável? Alguma coisa que deixou você se sentindo um pouco chato? É uma boa ideia usar um sistema de contagem ou pontuação aqui.

Objetivo final: escolha 2 a 3 finalistas, gratuitos ou não

5. Avaliação final

Em um mundo perfeito, você encontrará um fornecedor que é uma correspondência feita no céu que marca todas as caixas. Mas não estamos exatamente em um mundo perfeito (não vamos puxar esse fio!). Há algo que você queira deixar passar, a fim de trabalhar com o provedor que se sentir melhor?

Observe que os recursos e as funções por si só não devem ser seu único critério de seleção, pois você deve levar em consideração toda a relação comercial em que está se metendo.

Uma empresa pode parecer perfeita no papel, mas a equipe com quem você falou não parecia tão amigável ou a vibração simplesmente não parecia certa. Vale a pena se perguntar se você realmente deseja trabalhar com eles a longo prazo.

Por outro lado, pode haver uma empresa que não atendeu completamente a todos os seus requisitos, mas foi útil e aberta à ideia de desenvolver recursos mencionados. Isso acabaria resultando em um relacionamento melhor?

A questão é que você precisa olhar para o cenário todo (estamos sentindo um tema não intencional neste artigo) e fazer uma decisão.

Gerenciamento de ordens de serviço

Detalhes a serem observados ao avaliar os sistemas de gerenciamento de ordens de serviços:

1. Qual a rapidez com que o software será configurado e com que facilidade será usado?

Faz sentido escolher um software que torne sua vida mais fácil, não mais difícil. O processo de instalação deve ser o mais simples possível. Nenhuma migração de dados complicada ou transferência manual. Procure um software em que apenas os dados sejam obtidos diretamente dos canais de vendas.

Seria também um pesadelo e muito tempo para uma plataforma complexa que requer uma tonelada de treinamento da equipe. Quão fácil é o sistema que você está usando agora (se aplicável)? Com o que sua equipe está acostumada e com qual a sua técnica?

É uma boa ideia escolher um software direto que inclua algum treinamento básico e seja fácil de demonstrar para sua equipe. Você sabe, um sistema que não criará muitas ondas ou falhas no seu local de trabalho.

Interfaces confusas podem levar a menor produtividade e frustração geral. Ao procurar um programa de ordem de serviço, não deixe de procurar um sistema fácil de usar e que pareça natural e intuitivo.

Também vale a pena pensar em acessibilidade. Sua equipe poderá acessar o sistema em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo? Se é isso que você procura, um sistema baseado em nuvem é uma ótima opção.

2. O que você está recebendo pelo seu dinheiro?

Isso é óbvio: você quer ter certeza de que está obtendo valor pelo dinheiro, mesmo com um sistema gratuito. No sistema gratuito, você ainda vai investir tempo para aprender a usar e treinar seu time.

Aqui está a principal coisa a lembrar: às vezes, o software melhor e mais caro do mercado pode não ser o melhor para você.

Portanto, não se deixe envolver imediatamente por um software caro e super brilhante, com pegas salivando por todo o lado.

Trata-se de encontrar o parceiro perfeito para sua empresa. E garantir que você está pagando é um bom investimento que será sustentável a longo prazo.

3. Escalabilidade e flexibilidade

Como você pode receber e gerenciar pedidos com mais eficiência, pode gastar mais tempo em marketing e trabalhar para aumentar a receita. Como resultado, procure um sistema que possa crescer com você. Adicionar um novo usuário ou utilizar um novo módulo deve ser simples e rápido, permitindo que você se concentre na sua empresa, não no software que a está executando.

Escolha um sistema que não lhe dê uma dor de cabeça latejante e seja capaz de crescer sem problemas com seus negócios. Entendi.

Enquanto estamos no assunto da escalabilidade: procure um software que permita que você tenha usuários ilimitados sem nenhum custo extra. Se sua equipe se expandir, você não precisará pagar por esse privilégio.

Mantenha seus olhos abertos para um soste,a com preço de acordo com o volume do seu pedido, para que você possa aumentar ou diminuir a qualquer momento se o volume do pedido for alterado. Dessa forma, você está sempre pagando exatamente o que precisa.

Além disso, esteja atento a acordos de pagamento flexíveis, onde você pode optar por pagar mensalmente ou anualmente. É bom ter controle sobre seu fluxo de caixa. Se você optar por um sistema de gerenciamento de pedidos baseado em nuvem, deverá ter esta opção.

Por fim, se o software que você escolher tiver muitas restrições e simplesmente não for adaptável, você será confrontado com ele mais tarde.

4. Segurança, atualizações e novos recursos

Esses itens essenciais estão incluídos em suas taxas? Ou você terá que pagar mais por eles?

Se você optar por um sistema de gerenciamento de pedidos baseado na nuvem, eles geralmente são incluídos como parte do seu custo de assinatura.

É aconselhável implementar software que não esteja desatualizado. Portanto, você está pagando um preço por um sistema que é continuamente atualizado e atualizado, o que significa que você sempre tem a versão mais recente.

O fornecedor está adicionando novos recursos de forma consistente?

Eles são focados no cliente e proativos sobre os recursos solicitados?

Se eles não estão fazendo nenhuma dessas coisas, você pode acabar pagando por um software estagnado, para ser franco. Seu provedor deve estar entusiasmado por oferecer o melhor OMS e aumentar a plataforma. Em outras palavras, eles devem agregar mais valor ao longo do tempo para que você se sinta bem em pagar por isso!

O software possui o essencial para um processo de gerenciamento de pedidos sem problemas?

Funções essenciais para um programa de ordens de serviço

Este post é um buffet de lista de verificação. Mas aqui está outro. Funções indispensáveis para procurar:

Traz vários canais de venda em um local central para facilitar o gerenciamento

Prazos de pedidos, para que você possa clicar em cada pedido e ver os detalhes / status

Pode ordens de ação em massa com um único clique para economizar tempo

Pode criar listas de opções facilmente

Pode criar lotes de pedidos facilmente para distribuir a carga de trabalho diária

Integrações com vários correios para criar etiquetas de remessa etc.

Faturas digitalizáveis para visualizar pedidos ou marcar como despachadas

Faturas e etiquetas de remessa combinadas, para economizar impressão extra desnecessária

E-mails de envio de pedidos personalizáveis

Informações de rastreamento enviadas automaticamente aos clientes

Como vocês escolhem um programa de ordem de serviço? Sua oficina profissional tem uma organização para as OS?

Sobre o autor

O pai de André já teve alguns carros clássicos antes de falecer, como Diplomata, Chevette e Opala. Após completar 18 anos, tirou carteira de moto e carro, comprando então sua primeira moto, uma Honda Sahara 350. Fez um curso de mecânica de motos para começar uma restauração na moto, e acabou aprendendo também como consertar alguns problemas de carros. Seu primeiro carro foi uma Nissan Grand Livina de 2014 e pretende em breve comprar uma picape diesel. No caminho, vai compartilhando tudo que aprende no site Carro de Garagem.

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